Privaatsuspoliitika

1. Vastutav töötleja

Proovikeskkonda registreerimise, kliendisuhte, veebilehtede ja Studio enda kasutusandmete vastutav töötleja on Hiiu AI Studio OÜ (registrikood 17588629), aadress Nõmme tee 1, Käina, 92101 Hiiumaa, Eesti. Andmekaitseküsimused ja taotlused: info@hiiustudio.ee.

Kui Studio OS töötleb kliendi tööruumi lisatud isikuandmeid kliendi nimel, on klient vastutav töötleja ja Hiiu AI Studio OÜ volitatud töötleja. Seda suhet reguleerib kasutustingimuste andmetöötluse osa.

2. Kelle andmeid töötleme

• proovikeskkonna registreerijad, kliendi esindajad ja kasutajad;
• meie poole pöördunud potentsiaalsed kliendid ja ärikontaktid;
• kliendi tööruumi lisatud töötajad, kliendid, tarnijad ja teised kontaktisikud;
• veebilehe ja teenuse külastajad ning tehniliste logidega seotud kasutajad.

3. Milliseid andmeid kogume

Paroole ei säilitata loetaval kujul. Säilitame ainult turvalise ühesuunalise räsiväärtuse.

• konto- ja kontaktandmed: e-post, nimi, roll, ettevõte ning sisselogimisega seotud tehnilised tunnused;
• ettevõtte andmed: nimi, veebileht, registriandmed, tegevuse kirjeldus, suurus, eesmärgid ja valitud seadistus;
• registreerimise tõend: tingimuste versioonid, nõustumise aeg, pseudonüümitud IP-tunnus ja brauseri kasutajaagendi teave;
• soovituse andmed: soovitanud ettevõtte tööruumi tunnus ning soovituse omistamise, tasuliseks kliendiks saamise ja litsentsikrediidi olek;
• teenuse kasutusandmed: sisselogimised, tegevuslogid, funktsioonide kasutus, AI-päringute tehnilised metaandmed, tokenid ja kulu;
• kliendi sisu: kliendid, müügivihjed, e-kirjad, dokumendid, projektid, ülesanded, arved, märkmed, kinnitused ja integratsioonidest saadud andmed;
• tehnilised ja turvaandmed: IP-aadress, ajatempel, brauseri või seadme teave, vead, kuritarvituse tõrje ja turvasündmused;
• avalik teave kliendi valitud ettevõtte veebilehelt ja Eesti äriregistri allikatest, kui kasutaja valib vastava analüüsi või registrivaste.

4. Töötlemise eesmärgid ja õiguslikud alused

Teenuse toimimiseks vajalikest kirjadest, nagu e-posti kinnitus, turvateade ja prooviperioodi lõpp, ei saa teenust kasutades loobuda. Võid igal ajal paluda turundussuhtluse lõpetada, kirjutades info@hiiustudio.ee.

• lepingu sõlmimine ja täitmine: registreerimine, e-posti kontroll, tööruumi loomine, kasutajatugi, turvaline sisselogimine ja prooviperioodi teavitused;
• õigustatud huvi: B2B kliendisuhte haldamine, asjakohane edasine suhtlus, teenuse turvalisus, pettuse ja kuritarvituse vältimine, veatuvastus ning koondatud kasutusanalüüs;
• lepingu täitmine ja õigustatud huvi: soovitusprogrammis soovituste seostamine soovitajaga, kuritarvituse kontroll ning teenitud litsentsikrediidi arvestamine;
• seadusest tulenev kohustus: raamatupidamine, ametiasutuste õiguspärased nõuded ja õigusnõuete tõendamine;
• nõusolek: ainult siis, kui küsime eraldi vabatahtlikku nõusolekut, näiteks valikulise turunduse või kindla integratsiooni jaoks. Nõusoleku saab igal ajal tagasi võtta.

5. Andmete allikad

Saame andmed sinult ja sinu ettevõttelt, teenuse kasutamisest, sinu ühendatud teenustest, avalikult ettevõtte veebilehelt ning Eesti äriregistri avalikest allikatest. Kui klient lisab tööruumi teiste inimeste andmeid, vastutab klient nende kogumise ja teavitamise õiguspärasuse eest.

6. AI ja automatiseeritud töötlemine

Studio OS saadab ülesande täitmiseks vajaliku osa päringust ja taustainfost tööruumis valitud AI-mudeli pakkujale. Võimalusel piirame andmeid eesmärgi jaoks vajalikuga. AI-d kasutatakse kokkuvõtete, mustandite, soovituste ja töövoogude loomiseks.

Studio ei tee registreerija kohta üksnes automatiseeritud töötlemisel põhinevaid otsuseid, millel oleks talle õiguslik või samaväärselt oluline mõju. Kliendi enda töövoogudes peab klient tagama vajaliku inimkontrolli ja õigusliku aluse.

7. Andmete vastuvõtjad ja alamtöötlejad

Jagame andmeid ainult ulatuses, mis on vajalik teenuse osutamiseks või seadusest tuleneva kohustuse täitmiseks. Vastuvõtjate kategooriad ja praegu tavaliselt kasutatavad teenusepakkujad on järgmised:

Alamtöötlejad on seotud andmekaitsekohustustega. Ajakohast nimekirja ja konkreetse tööruumi seadistust saab küsida aadressilt info@hiiustudio.ee.

• Euroopa Majanduspiirkonna serveri- ja andmebaasitaristu teenusepakkujad;
• AI-mudeli pakkujad, eelkõige OpenAI ning seadistuse korral Google;
• e-posti, kalendri ja failide integratsioonid, eelkõige Google Workspace või Microsoft 365, kui klient need ühendab;
• tehnilise jälgitavuse teenus Langfuse, kui see on konkreetses keskkonnas sisse lülitatud;
• professionaalsed nõustajad ja ametiasutused, kui see on vajalik õigusnõude või seadusliku kohustuse tõttu.

8. Andmete edastamine väljapoole EMP-d

Eelistame andmete hoidmist ja töötlemist Euroopa Majanduspiirkonnas. Kui teenusepakkuja töötleb andmeid väljaspool EMP-d, kasutame Euroopa Komisjoni piisava kaitse otsust, standardseid andmekaitseklausleid või muud GDPR-i V peatükis lubatud kaitsemeedet ning hindame vajaduse korral täiendavaid turvameetmeid.

9. Säilitamine

Kui sama andmestik on vajalik mitmel eesmärgil, rakendame pikimat põhjendatud säilitusaega. Pärast tähtaja lõppu andmed kustutatakse või anonüümitakse.

• kinnitamata registreerimised: tavaliselt kuni 2 päeva;
• aktiivse proovikeskkonna sisu: prooviperioodi jooksul ja kuni 7 päeva pärast selle lõppu;
• kustutatud proovikeskkonna kontrollkirje, sealhulgas nõustumise tõend ja kasutuskulu: kuni 3 aastat õigustatud huvi alusel vaidluste, kuritarvituse ja ühe prooviperioodi reegli haldamiseks;
• kliendilepingu ja arvelduse andmed: lepingu jooksul ning seadusest tuleneva säilitustähtaja lõpuni;
• turva- ja rakenduslogid: üldjuhul kuni 12 kuud, välja arvatud aktiivse intsidendi või õigusnõude korral;
• kliendi sisu: lepingu ajal, kokkulepitud taastamisaja jooksul ja varukoopiates piiratud tehnilise rotatsiooni lõpuni.

10. Turvalisus

Rakendame riskile vastavaid tehnilisi ja korralduslikke meetmeid, sealhulgas tööruumide eraldamist, rollipõhist ligipääsu, ühesuunalist parooliräsi, krüpteeritud võrguühendusi, piiratud administraatoriligipääsu, auditilogisid, varundus- ja taastemeetmeid ning turvauuendusi.

Ükski süsteem ei ole täielikult riskivaba. Turvaintsidendist, mis tõenäoliselt mõjutab kliendi andmeid või õigusi, teavitame klienti ja vajaduse korral järelevalveasutust seaduses nõutud korras.

11. Sinu õigused

Sõltuvalt töötlemise alusest on sul õigus küsida ligipääsu oma andmetele, nende parandamist, kustutamist, töötlemise piiramist ja andmete ülekandmist ning esitada vastuväide õigustatud huvil põhinevale töötlemisele. Kui töötlemine põhineb nõusolekul, saad selle edaspidiseks tagasi võtta.

Taotluse esitamiseks kirjuta info@hiiustudio.ee. Võime enne vastamist kontrollida sinu isikut. Vastame üldjuhul ühe kuu jooksul. Kui andmeid kontrollib sinu tööandja või muu Studio klient, suuname taotluse vajaduse korral vastavale kliendile ja aitame teda vastamisel.

12. Kaebuse esitamine

Kui leiad, et sinu andmeid on töödeldud õigusvastaselt, palume esmalt kirjutada info@hiiustudio.ee. Sul on ka õigus esitada kaebus Andmekaitse Inspektsioonile aadressil info@aki.ee või veebilehel aki.ee ning pöörduda pädevasse kohtusse.

13. Küpsised ja kohalik salvestus

Proovikeskkonna leht ja rakendus kasutavad brauseri kohalikku salvestust ja seansiteavet, mis on tehniliselt vajalikud sisselogimiseks, turvalisuse tagamiseks, keele- ja kujunduseelistuste säilitamiseks ning proovikeskkonna kasutamise jätkamiseks. Me ei kasuta proovikeskkonda registreerimisel kolmanda isiku reklaamiküpsiseid. Kui lisame valikulise analüütika või turundusküpsised, küsime selleks vajaduse korral eraldi nõusoleku.

14. Muudatused ja kontakt

Võime privaatsuspoliitikat ajakohastada, kui muutuvad teenus, andmetöötlus või õigusaktid. Avaldame uue versiooni koos jõustumiskuupäevaga ja teavitame olulisest muudatusest mõistlikult ette.

Kontakt: Hiiu AI Studio OÜ, Nõmme tee 1, Käina, 92101 Hiiumaa, Eesti · info@hiiustudio.ee · https://hiiustudio.ee.