Raamatupidaja Mari tööpäeva näitel kirjeldame, kuidas Studio kavandatud terviklahendus võiks toimida.

Mari peab üksi väikest raamatupidamisbürood. Tal on üksteist klienti: ehitaja, konsultant, väike kauplus ja teised ettevõtjad, kelle igakuine töömaht on üsna erinev. Raamatupidamine käib Meritis. Klientide, dokumentide ja tähtaegade üle peab Mari suuresti arvet oma peas.

Üks klient saadab arved õigel ajal. Teine saadab telefoniga tehtud fotod kviitungitest mitme erineva kirjaga. Kolmas ütleb, et saatis juba kõik, aga Mari otsib endiselt ühe makse selgitust. Samal ajal küsib tuttav, kas Mari saaks veel ühe ettevõtte raamatupidamise enda peale võtta.

Mari teab, kuidas selle kliendi raamatupidamist teha. Küsimus on selles, kust leida aega veel ühe kliendi kirjade, dokumentide ja igakuise asjaajamise jaoks.

Hommik algab kiirest ülevaatest, mille Sven on juba kokku pannud

Mari alustab päeva Studio töölaualt. Ta näeb täpselt, milliste klientidega on vaja tegeleda, kellelt on midagi puudu ja milline küsimus vajab lahendamist. Iga soovituse juures on järgmine samm ning selle aluseks olev dokument või viide.

Täna hommikul ootab teda näiteks selline ülevaade:

Ehitaja kaks puudunud dokumenti saabusid. Ettevalmistatud töö ootab ülevaatust.

Konsultant vastas, milleks kulu tehti. Selgitus on dokumendi juures.

Kaupluse omanik lubas puuduva materjali homme. Meeldetuletus saadetakse seda kokkulepet arvestades.

Ühe kliendi aruanne on valmis Mari ülevaatamiseks.

Mari avab esimese ülevaatust ootava töö ja asub seda kontrollima. Enam ei pea ta läbi käima üheteistkümne ettevõtte kirju, et ise endale sama nimekirja koostada.

Puuduvad dokumendid ja selgitused saavad küsitud

Kui töö jätkamiseks on vaja dokumenti või selgitust, hoiab Studio sellel järge. Kliendile läheb kokkulepitud reeglite järgi üks selge küsimus koos vajaliku taustaga. Näiteks: „Palun lisa selle ostu arve või täpsusta, millega makse seotud oli.”

Klient avab telefonis päringu, lisab dokumendi või vastab küsimusele. Vastus jääb õige ettevõtte ja kuu juurde. Studio märgib, mis on saabunud, ja näitab, mida veel oodatakse.

Mari ei pea uuesti küsima infot, mis jõudis vahepeal teise kirjaga kohale. Klient näeb, et materjal on vastu võetud, ning saab aru, kas temalt on veel midagi vaja. Dokumendi saabumine ja Mari heakskiit on eraldi sammud.

Selleks ei pea klient ise Studio kasutaja olema. Vajaliku info saab saata Mari kliendiportaali või e-posti kaudu, ilma oma töökorraldust muutmata.

Raamatupidaja lauale jõuab ettevalmistatud töö

Saabunud ostudokumendilt loeb Studio välja põhiandmed, seob selle õige kliendiga ja võrdleb juba olemasolevate dokumentidega. Korduva tarnija puhul pakub ta Mari varem kinnitatud käsitluse põhjal välja järgmise sammu. Ettepaneku juures on näha ka selle alus.

Kui sama arve saabub nii e-postiga kui ka portaali kaudu, ei tähenda see kahte uut tööd. Kui ettevõte, periood või kulu sisu on ebaselge, jõuab küsimus Mari ette.

Merit jääb kohaks, kus peetakse raamatupidamist. Studio kogub vajaliku info ja valmistab töö ette. Mari kontrollib pakutut, otsustab erandite üle ning kinnitab, mis saab edasi.

Tema tähelepanu kulub üha rohkem sellele, kus tema kogemus loeb: ebatavalisele tehingule, kliendi küsimusele või kuu lõplikule ülevaatusele. Andmete otsimine ja korduv sisestamine ei ole enam Mari igapäevatöö.

Suur muutus algab siis, kui klient kasutab samuti Studiot

Üks Mari klientidest on ehitusettevõtja Jaan. Tema kasutab Studiot päringute, projektide ja arvete korraldamiseks. Töö käigus koguneb sinna juba info, mida Mari hiljem vajab: väljastatud arved, kuludokumendid ja selgitused, millise tööga need seotud on.

Kui mõlemad ettevõtted töötavad Studioga, saab osa kuu lõpus vajalikest dokumentidest koguda juba töö käigus. Kokkulepitud õiguste piires valmistab Jaani Studio ette raamatupidajale vajaliku materjali ning Mari Studio võtab selle vastu koos vajalike selgitustega. Jaan ei pea sama infot kuu lõpus uuesti kokku otsima ja edasi saatma.

Näiteks küsib Mari ühe ehituspoe ostu otstarvet. Päring jõuab Jaani Studios konkreetse dokumendi juurde. Kui selgitus on juba kinnitatud projektiandmetes olemas ja seda on lubatud jagada, saab Studio selle vastusele lisada. Kui vaja on Jaani selgitust, näeb ta üht täpsustavat küsimust ning vastab samas kohas. Vastus jõuab Mari poolel tagasi õige töö juurde.

Marini jõuab vähem selgituseta faile. Jaan saab vähem korduvaid küsimusi. Mõlemad töötavad edasi oma keskkonnas ja kumbki ei pea teise infovoogu käsitsi juhtima.

Kui kliendi dokumendid ja selgitused on töö käigus korras hoitud, säästab raamatupidaja aega juba enne kuu lõppu.

Sujuv infovahetus jätab rohkem aega kliendile

Kahe Studio keskkonna koostöö põhineb sellel, mida klient on lubanud raamatupidajaga jagada. Ettevõtte kogu kirjavahetus ja sisemine töökorraldus ei muutu seetõttu raamatupidajale avalikuks. Mari näeb oma teenuse jaoks vajalikku infot ning iga kliendi materjalid jäävad eristatavaks.

Info liigub sama sujuvalt ka tagasi kliendini. Kui Mari on info üle vaadanud, jõuavad kliendini kinnitatud aruanded ja arusaadav kokkuvõte. Küsimus aruande kohta jääb sama ettevõtte ja perioodi juurde; järgmises vestluses on varasem info kohe käepärast.

Nii jääb Maril rohkem aega märgata, mida klient numbritest tegelikult mõista tahab. Ta saab selgitada muutusi, arutada ettevõtja plaane ja pakkuda sisulisemat nõu. Kliendile tähendab tõhusam teenus ka seda, et tema raamatupidajal on tema jaoks aega.

Vabanev aeg annab büroole kasvuruumi

Kui Mari saab järgmise uue kliendi päringu, vaatab ta oma tegelikku töömahtu. Studio näitab, millised kohustused ja lahtised küsimused olemasolevate klientidega kaasas käivad. Ta oskab hinnata, milline klient tema teenusega sobib ja kui palju lisatööd temaga tuleb.

Uue kliendiga alustades pannakse kokkulepitud teenuse järgi paika vajalikud lähteandmed, ligipääsud, tähtajad ja esimese kuu tööd. Studio hoiab puuduval infol järge. Mari ei pea iga uue kliendi jaoks eraldi meelespead koostama.

Aega vabaneb paljude korduvate tegevuste arvelt: vähem dokumentide tagaajamist, otsimist, topeltsisestamist ja poolelioleva töö meenutamist. Mari saab kasutada seda aega uute klientide teenindamiseks, põhjalikumaks nõustamiseks või oma tööpäeva lühendamiseks. Klientide lisandudes ei pea sama palju kasvama katkestuste arv ega õhtuti töötamise vajadus.

Kui palju lisatööd Mari vastu võtta saab, sõltub klientidest ja töö sisust. Seda saab hinnata, võrreldes sarnaste kuude ajakulu ning arvestades ka kontrollimise ja parandustega. Selle loo eesmärk on näidata, kust kasvuruum tekib, mitte lubada kindlat säästuprotsenti.

Raamatupidaja kui ettevõtja pikaajaline partner

Mari kliendid tulevad tema juurde raamatupidamise pärast, kuid nende igapäevased mured algavad sageli varem: vastamata päringust, segasest projektist või koostamata arvest. Kui Studio aitab neid töid korras hoida, paraneb ka see info, mis raamatupidajani jõuab.

Selles peitub meie visioon raamatupidamisbüroodele. Studio aitab olemasolevaid kliente paremini teenindada ja leida aega uute jaoks. Kui ka klientide ettevõtted kasutavad Studiot, saavad mõlema poole digitaalsed meeskonnad hoida infovahetusel järge ning inimesed keskenduda otsustele ja koostööle.

Mari büroo saab kasvada, sest iga kliendi teenindamine nõuab temalt vähem käsitsi koordineerimist — ja jätab rohkem aega raamatupidaja tööks.